5 controles básicos en un gimnasio
5 controles básicos en un gimnasio que optimizarán la administración.
Normalmente se cree que con el solo hecho de colocar un torniquete o registradora en la entrada del gimnasio, ya quedó solucionada la gestión administrativa, y dista de la verdad, ya que el aproximadamente 70 % de los clientes que no vuelven cada trimestre necesitaban de otros controles.
Hoy identificaremos cinco controles básicos que deben articularse entre ellos, para mejorar los procesos administrativos de los gimnasios:
1. Control en el acceso:
En los gimnasios que manejan un volumen masivo de clientes (gimnasios de pesas) se hace necesario un torniquete o registradora para controlar el acceso.
Pero en los gimnasios que brindan un servicio especializado, personalizado o semipersonalizado (gimnasios boutique, funcionales, crossfit, baile, natación, estudios, entre otros) es totalmente diferente, pues allí se enfoca la cultura de la atención al cliente… la personalización más que la restricción… los resultados físicos para evitar la deserción… La satisfacción total del cliente.
2. Facturación en la recepción:
Una empresa, independiente de que comercialice o que servicios preste, fundamenta su crecimiento en su nivel de facturación, por ello se hace necesario controlar, auditar y llevar un proceso muy organizado de dicha información.
El solo hecho de no tener integrado un proceso sistematizado entre el control de acceso y la facturación (exista o no torniquetes o puertas) que permita identificar si el cliente está activo o vencido, marca la diferencia entre el crecimiento empresarial y las complicaciones financieras.
3. Contabilidad en la administración:
La contabilidad en los grandes gimnasios es una de sus fortalezas, lo que les conlleva a entender muy bien lo que hace el dinero en el ciclo de entrada (ingresos) y salida (egresos).
Para los gimnasios que no tienen dicha infraestructura y de recursos profesionales, el solo hecho de controlar los ingresos, e identificar los egresos de manera organizada y comprometida, les permitirá identificar las cuentas por las cuales se egresa la mayor parte de los ingresos, para así poder tomar decisiones oportunas que le eviten complicaciones financieras.
4. Finanzas en la gerencia:
Comprender las finanzas no es un tema fácil para la mayoría de los gerentes de pequeños y medianos gimnasios, por lo que se hace necesario hacerlo fácil de entender.
Existen dos estados financieros que son muy importantes analizar, el estado de pérdidas y ganancias o PyG, y el balance general. El primero muestra los ingresos y gastos que ha tenido el gimnasio durante un tiempo determinado, y el segundo es una fotografía de la situación económica en el momento actual.
Estos estados financieros son generados automáticamente cuando se integran tanto la facturación como la contabilidad, mediante un proceso sistematizado, organizado y comprometido por parte de los funcionarios de recepción y administración.
5. Administración de los recursos:
La pregunta que surge en este punto es, ¿Cuáles son los recursos que se deben controlar y administrar…?
La respuesta es la siguiente:
a. Recursos humanos: Tiene relación con el factor más importante de la empresa… El personal.
b. Recursos financieros: Hace referencia a las ventas, inversores, acuerdos financieros y demás temas relacionados a la capacidad económica y monetaria del gimnasio.
c. Recursos tecnológicos: Incluye los procesos y sistemas tecnológicos que permiten mejorar u optimizar el desempeño operativo, administrativo y financiero de la empresa.
d. Recursos materiales: Abarcan los bienes tangibles tales como, instalaciones y oficinas, vehículos, stock, maquinaria e implementos especializados para el desarrollo de la actividad.
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